10 เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ

การใช้ภาษาอังกฤษในการติดต่อสื่อสารในโลกยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะในแง่ของการทำงานนั้น ถือเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าสถานที่ทำงานของคุณอาจไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษโดยตรงในการสื่อสารภายในองค์กร แต่การสื่อสารหรือติดต่อกับองค์กรภายนอก ย่อมต้องใช้ภาษาอังกฤษเป็นเครื่องมือสำคัญ ซึ่งการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้น นอกจากจะช่วยสื่อสารความต้องการไปสู่ผู้รับแล้ว ยังถือเป็นตัวชี้วัดความน่าเชื่อถือและสะท้อนความเป็นมืออาชีพของผู้ส่งได้อีกด้วย

บทความนี้จะมาเล่าเคล็ดลับวิธีการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ 10 วิธี ที่จะช่วยยกระดับการเขียนอีเมลของคุณให้มีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นในเวลาอันรวดเร็ว แล้วคุณจะรู้ว่า การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้น ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

1. วิเคราะห์บริบทโดยรวมก่อนเขียนอีเมลทุกครั้ง

การเขียนอีเมลที่ดี มี 2 เรื่องที่ควรวิเคราะห์และคำนึงถึง ก่อนจะเริ่มลงมือเขียน เรื่องแรกคือการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างเรากับผู้รับสาร เพื่อที่จะได้วางแผนทิศทางในการเขียนอย่างถูกต้องและเหมาะสม เช่น หากคุณเขียนอีเมลเพื่อรายงานความคืบหน้าให้กับหัวหน้างาน คุณควรจะเขียนอีเมลแบบเป็นทางการ (Formal) ทั้งรูปแบบการเกริ่นนำ,การใช้คำนำหน้า และคำลงท้าย แต่หากคุณต้องการเขียนอีเมลเพื่อส่งไปให้เพื่อนร่วมงาน คุณอาจเลือกใช้การเขียนอีเมลแบบกึ่งทางการ (Semi-formal) หรือแบบไม่เป็นทางการ (Informal) ได้ ขึ้นอยู่กับระดับความสนิทและเนื้อหาสาระที่อยู่ในอีเมล

อีกประเด็นหนึ่งที่ควรวางแผนไว้ก่อนการเขียนอีเมลทุกครั้ง คือ การวางแผนการเขียนในแต่ละย่อหน้า (Paragraph) โดยส่วนมากนั้นการเขียนอีเมลไม่ควรจะมีเกิน 3 ย่อหน้า เพื่อให้เกิดความกระชับและไม่ยืดเยื้อ ในแต่ละย่อหน้าควรแบ่งแยกรายละเอียดเนื้อหาอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน และทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาสาระได้อย่างรวดเร็ว เช่น ย่อหน้าแรก คุณอาจใช้เพื่อการเกริ่นนำ และแจ้งวัตถุประสงค์ในการส่งอีเมล ย่อหน้าสอง ใช้เพื่อแจงรายละเอียดวัตถุประสงค์ในรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆ และใช้ย่อหน้าสุดท้ายในการสรุปจบ เป็นต้น

2.Subject ต้องกระชับและสื่อความหมาย

รู้หรือไม่ว่า Subject นั้นสำคัญอย่างยิ่ง เพราะ Subject สามารถทำให้ผู้รับสารนั้น เข้าใจวัตถุประสงค์ของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น หากคุณสรุปความต้องการทั้งหมดผ่านคำไม่กี่คำใน Subject ได้ อีเมลของคุณจะได้รับการสนใจและการตอบรับที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยคง่ายๆในการเขียน Subject มีดังต่อไปนี้

การสอบถามทั่วไป: Inquiry about …………..

การเขียนเพื่อขอบคุณ: Thanks for ………………..

การเชิญชวน/นัดหมาย: Invitation to……………………

การขอความช่วยเหลือ: Request for …………………..

การแจ้งข้อเสนอ: Proposal for …………………………..

ในทางกลับกัน การไม่เขียน Subject หรือการเขียนแบบไม่สื่อความหมาย เช่น “Hi” นอกจากจะทำให้ผู้ส่งดูไม่เป็นมืออาชีพแล้ว ยังอาจทำให้อีเมลของคุณถูกเด้งไปยัง Junk Folder ได้ เนื่องจากระบบคิดว่าเป็น Spam

3. การเกริ่นนำสำคัญอย่างยิ่ง

การเกริ่นนำถือเป็นศิลปะในการเขียนอย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นการเปิดบทสนทนาที่ช่วยส่งเสริมให้ผู้รับอีเมลรู้สึกดียิ่งขึ้นเมื่อได้อ่าน การเกริ่นนำอาจทำได้โดยการไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบ หรือการอวยพรให้ผู้รับมีวันเวลาที่ดี เป็นต้น

การเกริ่นนำอีกรูปแบบหนึ่ง สามารถทำได้ในกรณีที่คุณเป็นผู้ตอบกลับอีเมลก่อนหน้านี้ คุณอาจใช้คำขอบคุณอีเมลก่อนหน้าเพื่อทำให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณใส่ใจ และสนใจในการอ่านอีเมลของเขา เช่น

“Thank you for submitting your application. ”

“Thank you for expressing your interest in this position”

“Thank you for letting me know about this opportunity”

4. แจ้งวัตถุประสงค์ในการส่งอีเมลอย่างชัดเจน

การแจ้งวัตถุประสงค์ที่ต้องการ สามารถทำได้ในย่อหน้าแรก เพื่อทำให้ผู้อ่านเข้าใจทิศทางของอีเมลฉบับนั้น การเขียนวัตถุประสงค์นั้นไม่ควรยืดเยื้อ หรือเกริ่นนำมากเกินไป เพราะจะทำให้ผู้รับสารเกิดความสับสนในเนื้อหาสาระ และต้องใช้เวลานานมากยิ่งขึ้นในการอ่าน

ตัวอย่างประโยคในการแจ้งวัตถุประสงค์ สามารถเขียนได้ดังตัวอย่างต่อไปนี้

I am writing to + (แจ้งความประสงค์ที่ต้องการ)

I would like to + (แจ้งความประสงค์ที่ต้องการ)

5. ใช้ตัวอักษรเล็ก-ใหญ่ให้ถูกต้อง

การใช้ตัวอย่างอักษรพิมพ์ใหญ่ พิมพ์เล็ก อาจดูเป็นรายละเอียดปลีกย่อย หากแต่ถ้าคุณเขียนได้อย่างถูกวิธี จะทำให้อีเมลของคุณดูมืออาชีพ และมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นอย่างแน่นอน โดยปกติแล้ว การเขียนมักใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นนำในประโยค แต่บางคำซึ่งเป็นคำเฉพาะ เช่น ชื่อบริษัท ชื่อประเทศ หรือชื่อบุคคล ต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ

6. หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือคำแสลง

หลายคนอาจคุ้นชินกับการเขียนคำย่อหรือคำแสลง ในการสื่อสารผ่านโซเชียลมีเดียช่องทางต่างๆ เช่น การแชทกับเพื่อนทางไลน์ หรือการโพสต์ status ทางเฟซบุ๊ก หากแต่การส่งสารผ่านอีเมล โดยเฉพาะอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องงานนั้น คุณจะต้องหลีกเลี่ยงคำเหล่านี้

คำย่อยอดนิยมที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่

Pls/Plz > Please

I’m > I am

BTW > By the way

ASAP > As soon as possible

7. เน้นการเขียนในเชิงขอร้องมากกว่าบังคับ

มารยาทการเขียนอีเมลที่ดี โดยเฉพาะอีเมลที่มีวัตถุประสงค์ในการขอร้องให้ช่วยเหลือ คุณควรจะเน้นการใช้คำหรือใช้ภาษาที่เป็นไปในเชิงของการขอร้องมากกว่าการบังคับหรือการใช้คำสั่ง คำง่ายๆที่คุณสามารถใช้แทรกซึมในการเขียนอีเมลได้ คือคำว่า “Please” เพื่อทำให้ผู้รับสารรู้สึกดีและเต็มใจที่จะช่วยเหลือมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างประโยคที่สามารถใช้ได้ เช่น

Please could you + สิ่งที่ต้องการให้ช่วยเหลือ?

Would you mind + สิ่งที่ต้องการให้ช่วยเหลือ?

8. การขอบคุณนั้นสำคัญอย่างยิ่ง

 

ถือเป็นประโยคปิดท้ายที่ทำให้อีเมลของคุณมีความงดงาม อ่านแล้วดูมีความอ่อนน้อมและมีความมืออาชีพไปพร้อมกัน การใช้คำว่า Thank you เฉยๆอาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกแปลกๆ คล้ายกับเป็นการขอบคุณแบบขอไปที ดังนั้น การใช้ประโยค Thank you ควรควบคู่กับประโยคอื่น เพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกเข้าใจและรู้สึกได้ถึงคำขอบคุณนั้นจริงๆ

ตัวอย่างการขอบคุณปิดท้าย สามารถเขียนได้ดังต่อไปนี้

“Thank you for your understanding”

“Thank you for your kind cooperation”

“Thank you for your support”

“Thank you for your attention to this matter”

“Thank you for everything you have done”

9. ลงท้ายให้เหมาะสมกับผู้รับ

คำลงท้าย คือ ประโยคปิดก่อนจะลงชื่อผู้ส่ง คุณอาจคุ้นเคยกับคำว่า Best regards แต่จริงๆแล้ว มีคำลงท้ายให้คุณเลือกใช้ได้มากมายหลายประเภท ขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์ และสถานะระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ

-Yours sincerely, Sincerely: ใช้สำหรับการส่งอีเมลให้กับผู้ที่สำคัญมาก มีความเป็นทางการมากที่สุด รวมถึงสามารถใช้ในภาษากฎหมายได้อีกด้วย

-Regards, Best regards: ประโยคยอดฮิตที่ใช้ได้ในหลายสถานการณ์ มีความสุภาพในระดับพอดี คุณสามารถใช้ในการส่งให้เจ้านาย, ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานก็ได้

-Kind regards, Warm regards: ใช้กับคนที่ไม่รู้จัก หรือคนที่ไม่คุ้นเคย อาจจะเป็นการส่งอีเมลให้กันในครั้งแรก เป็นต้น

-Cheers: คำปิดท้ายยอดฮิตจากฝั่งอังกฤษ ที่แนะนำว่าให้ใช้เฉพาะกับเพื่อนสนิท และเป็นอีเมลที่ไม่เป็นทางการเท่านั้น เนื่องจากคำนี้มีความเป็นกันเองค่อนข้างสูง และไม่ได้มีความเป็นทางการใดๆ อาจใช้สำหรับอีเมลนัดทานข้าว หรือนัดปาร์ตี้ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงาน

-Take care: ความหมายอาจเป็นไปในแง่ที่ดี แต่การลงท้ายแบบนี้ใช้สำหรับเรื่องงานคงไม่เหมาะสมเท่าใดนัก คำนี้เหมาะสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ และส่งให้สำหรับผู้ที่สนิทสนมเท่านั้น

10. ตรวจทานอีกครั้งก่อนส่งอีเมลไปยังผู้รับ

ก่อนที่จะกดส่งอีเมลทุกครั้ง คุณควรที่จะอ่านทวนในสิ่งที่คุณเขียนอีกรอบ เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ ทั้งนี้ คุณควรเริ่มต้นตรวจสอบตั้งแต่อีเมลของผู้รับ ว่าถูกต้องหรือไม่ เพราะคุณอาจส่งข้อมูลลับของบริษัทไปให้อีกคนที่ชื่ออีเมลคล้ายกัน จนทำให้ข้อมูลนั้นรั่วไหลไปได้

หลังจากนั้น คุณควรอ่านเพื่อตรวจสอบว่า เนื้อหาสาระที่คุณต้องการสื่อในอีเมล ครบถ้วนหรือไม่ เพื่อป้องกันความเข้าใจที่ผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้คุณต้องมานั่งอีเมลตอบกันไปมาหลายครั้ง และสิ่งที่สำคัญข้อสุดท้าย เพื่อให้อีเมลของคุณมีความมืออาชีพ และมีความน่าเชื่อถือสูงที่สุด คือ การตรวจสอบการสะกดคำว่าถูกต้องหรือไม่ ในยุคปัจจุบันคุณสามารถให้ระบบโปรแกรม หรือแอพพลิเคชั่นต่างๆ ช่วยในการตรวจสอบหาคำผิดได้

การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่การเขียนให้ดีก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเช่นกัน คุณอาจต้องใช้ความละเอียดในการเขียนตามเคล็ดลับ 10 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น เพื่อให้อีเมลของคุณมีความมืออาชีพ เพิ่มความน่าเชื่อถือต่อองค์กร และหากคุณใช้มันอย่างคุ้นชินแล้ว คุณจะเป็นบุคลากรคนหนึ่งที่มีคุณค่าต่อองค์กรอย่างมากเลยทีเดียว

ทำไมต้องเลือกเรียนภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจกับ Insight English

หากท่านสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษธุรกิจอย่างมืออาชีพ ควรเรียนภาษาอังกฤษเกี่ยวกับธุรกิจ กับเจ้าของภาษา  ซึ่งทาง Insight English นั้นมีอาจารย์เจ้าของภาษา และคอร์สการเรียนการสอนภาษาอังกฤษธุรกิจทุกรูปแบบ เช่น ภาษาอังกฤษธุรกิจเกี่ยวกับ การประชุม การนำเสนอผลงาน การท่องเที่ยวเชิงธุรกิจ การเจรจาต่อรองเชิงธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ ไปตลอดจนถึงการสัมภาษณ์งาน ที่ Insight English เรามีอาจารย์ที่สามารถตอบโจทย์ทุกความต้องการในการเรียนภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจได้ โดยท่านสามารถเรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับหลักสูตรภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจของเราได้ ที่นี่